CHANGE อย่างชาญฉลาดเพื่ออนาคตที่ยั่งยืนขององค์กร
การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว รุนแรงในทุกด้าน ทั้งเศรษฐกิจ สังคม เทคโนโลยี สิ่งแวดล้อม รวมถึงการเกิดโรคระบาด โควิด-19 ส่งผลกระทบอย่างที่คาดไม่ถึงต่อทุกภาคส่วน การวิเคราะห์สถานการณ์ ปรับมุมมอง เปลี่ยนกลยุทธ์ เพื่อให้เท่าทันต่อการเปลี่ยนแปลงและสามารถช่วงชิงความได้เปรียบจากคู่แข่ง กระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง หรือ Change Management Process จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยองค์กร สามารถลำดับขั้นตอนการบริหารการเปลี่ยนแปลงอย่างมีทิศทาง มี Roadmap ที่ชัดเจนในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เพื่อลดผลกระทบที่เกิดขึ้น สนับสนุนให้เกิดการปรับตัวและการยอมรับ พร้อมทั้งสร้างศักยภาพใหม่ๆ เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น
เรียนรู้ปัจจัยสร้างการเปลี่ยนแปลง
บริหารอนาคต และความไม่แน่นอน
อย่างมีทิศทาง
องค์กรควรทำความเข้าใจกับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน คาดการณ์อนาคต แล้วสร้างภาพจำลอง เพื่อบริหารความไม่แน่นอนที่อาจจะเกิดขึ้น รวมถึง คิด วิเคราะห์ จับสัญญาณเตือนให้ได้ว่ามีปัจจัยอะไรบ้างที่มีผลกระทบต่อองค์กรทำให้ไม่บรรลุเป้าหมาย
Contextual Environment
ปัจจัยที่ส่งผลต่อการดำเนินงานขององค์กร แต่ไม่สามารถควบคุมหรือเปลี่ยนแปลงได้
ได้แก่ สังคม เทคโนโลยี เศรษฐกิจ สิ่งแวดล้อม และการเมือง (STEEP) เมื่อสิ่งเหล่านี้มีความรุนแรงมากขึ้น อาทิ การเกิดสังคมผู้สูงอายุ ภาวะโลกร้อน ปัญหาทางการเมือง เศรษฐกิจของประเทศ จนกระทั่งกดดันไปยังปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อองค์กร
Transactional Environment
ปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อองค์กร แต่ยังสามารถบริหารจัดการได้
ได้แก่ ลูกค้า คู่แข่ง ผู้ส่งมอบ หุ้นส่วน พันธมิตร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และเจ้าของ เมื่อสิ่งเหล่านี้ยังกดดันอยู่เรื่อยๆ สุดท้ายจะมากดดัน และมีอิทธิพลส่งผลมาที่องค์กร
Organizational Environment
สภาพแวดล้อมขององค์กร
ได้แก่ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน กระบวนการทำงาน ระบบงาน เทคโนโลยีที่ใช้ ความสามารถของพนักงาน จำนวนพนักงาน การสื่อสารภายในองค์กร วัฒนธรรม และขีดความสามารถขององค์กร
เมื่อเรียนรู้ปัจจัยสร้างการเปลี่ยนแปลง สิ่งสำคัญที่ต้องดำเนินการต่อคือ คิด วิเคราะห์ จัดลำดับความสำคัญของปัจจัยสำคัญที่จะส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อการดำเนินงานขององค์กรในอนาคต รวมถึง ผู้นำองค์กร จะต้องกล้าตัดสินใจ กล้าที่จะเปลี่ยนแปลง เพื่อความอยู่รอดขององค์กร
Smart Change เริ่มที่ “ผู้นำ”
การเปลี่ยนแปลงที่ชาญฉลาด ย่อมสามารถสร้างอนาคตที่ยั่งยืนให้กับองค์กรได้
หากคิดอย่างผู้นำการเปลี่ยนแปลง ก็ควรเร่งปรับเปลี่ยนตัวเองก่อน ดีกว่าถูกสถานการณ์บังคับให้เราต้องปรับเปลี่ยน
การสร้างทัศนคติที่ดีต่อการเปลี่ยนแปลงให้คนในองค์กร
ได้แก่
- Positive Thinking เมื่อมีมุมมองเชิงบวกทุกอย่างเป็นโอกาสรอด
- Proactive ต้องคิดใหม่ ห้ามอยู่ในกรอบ
- Creative ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงจะเกิดสิ่งใหม่ๆ จึงต้องการให้แสดงความคิด
- Passion ต้องมีความตั้งใจ มีความปรารถนาอยากจะทำ
- Discipline ต้องมีความยึดมั่น ถือมั่น ตามที่องค์กรกำหนดไว้
Smart Change
ต้องตอบโจทย์อนาคตขององค์กร
ควรพิจารณาหาปัจจัยที่ทำให้องค์กรต้องเปลี่ยน เพื่อให้มั่นใจว่าการสร้างการเปลี่ยนแปลงนั้นจะสามารถตอบโจทย์อนาคตที่ยั่งยืนได้ ซึ่งแนวทางการพิจารณานี้เรียกว่า CPCS
C – Customer : ใครคือลูกค้าคนสำคัญ และลูกค้ามีความต้องการอะไรในอีก 5 ปีข้างหน้า
P – Product : ผลิตภัณฑ์ที่จะตอบโจทย์ในอนาคต และผลิตภัณฑ์ที่จะมาทดแทน มีอะไรบ้าง
C – Competitor : คู่แข่งที่สำคัญ กำลังคิดและทำอะไรอยู่
S – Stakeholder : ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ ซึ่งมีผลต่ออนาคตและการตัดสินใจขององค์กร
Change Management Process
บริหารการเปลี่ยนแปลงสู่ความสำเร็จ
เมื่อองค์กรได้เรียนรู้และวิเคราะห์ปัจจัยสร้างการเปลี่ยนแปลงที่ส่งผลกระทบที่สำคัญต่อองค์กร การกำหนดกระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง จะช่วยสนับสนุนให้เกิดการปรับตัว เตรียมพร้อมรับมือ สร้างศักยภาพใหม่ๆ เพื่อพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงอย่างเท่าทัน โดย Change Management Process มี 6 องค์ประกอบสำคัญ นี้
Transition and Behavior Management
การเตรียมการและปรับเปลี่ยนพฤติกรรม
เตรียมความพร้อม สร้างการมีส่วนร่วม สร้างขวัญและกำลังใจ พนักงานต้องพร้อมมองไปข้างหน้า เรียนรู้ที่จะสู้ ที่จะระวังคู่แข่ง และคิดหาสิ่งใหม่ๆ ที่ดี ทำให้มากกว่าที่เราเคยทำได้ อย่ามองเฉพาะในกรอบของตัวเอง รวมถึงการสร้างทีม สร้างผู้นำที่นำพาองค์กรสู่ความสำเร็จ
Communication
การสื่อสาร
กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน สื่อสารให้ทุกคนเข้าใจถึงสิ่งที่องค์กรจะดำเนินการร่วมกัน ผู้นำต้องสื่อสารอย่างเข้าถึงและใกล้ชิดกับพนักงาน เพื่อสร้างการยอมรับและมีส่วนร่วม อีกทั้งต้องรับฟังด้วยความเข้าใจ เลือกใช้ข้อความที่ความเหมาะสมกับผู้รับสารซึ่งมีหลายระดับ
Process Tools
กระบวนการและเครื่องมือ
สร้างองค์ความรู้ ทักษะใหม่ให้กับบุคลากร ให้สามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ อาทิ ผลิตภัณฑ์ กระบวนการ วิธีการ เทคโนโลยี โมเดลธุรกิจ โดยสามารถเลือกเครื่องมือที่จะช่วยในการปรับปรุงทั้งกระบวนการ และการบริหารจัดการ เช่น Lean Manufacturing and Service, Lean 4.0 ,Stakeholder Engagement ,Strategic Planning by Foresight และ Business Model Innovation เป็นต้น
Learning การเรียนรู้
ทุกครั้งที่เกิดการเปลี่ยนแปลงจะเกิดการเรียนรู้ ผ่านกระบวนการ Plan Do Check Act : PDCA ควรสร้างจำนวนรอบในการทบทวนให้ถี่ขึ้น เพื่อสร้างการเรียนรู้ให้เพิ่มมากขึ้น เรียนรู้กับทั้งคนในองค์กร และนอกองค์กรเพื่อให้เกิดความรู้ ทักษะ พัฒนาวิธีปฏิบัติใหม่ อีกทั้งต้องมีการทบทวนเป้าหมายของการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ว่าสิ่งที่บรรลุเป้าหมายและไม่บรรลุเป้าหมายคืออะไร รวมถึงสิ่งที่เกินความคาดหวัง สิ่งที่ไม่เป็นไปตามความคาดหวัง และข้อเสนอแนะเพื่อการปรับเปลี่ยน ซึ่งสามารถถามจากลูกค้า พันธมิตร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
Measurements
การวัดผล
เพื่อให้ทราบว่าการดำเนินการได้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ ต้องมีการวัดผลความคืบหน้าเทียบกับเป้าหมาย เทียบกับคู่แข่ง ว่าการเปลี่ยนแปลงขององค์กรนั้นทำให้ธุรกิจดีขึ้นหรือไม่ มีแนวโน้มในทางที่ดีขึ้นหรือไม่ แล้วจะประสบความสำเร็จหรือไม่ เพื่อนำผลของการวัดมาใช้ในการปรับปรุงแผนและการดำเนินการให้ดีขึ้น
Recognition and Reward
การยกย่องชมเชย และการให้รางวัล
คนทำงานนั้นย่อมอยากได้คำยกย่องชมเชย ไม่มีใครอยากเป็นผู้ไม่มีตัวตนในองค์กร ทุกคนอยากเป็นส่วนหนึ่งในองค์กร การขอบคุณ ให้ขวัญและกำลังใจ การให้เกียรติ ผู้นำสามารถให้ได้โดยไม่มีข้อจำกัด แต่สำหรับการให้เงินรางวัลนั้นขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของแต่ละองค์กร
การที่จะทำให้องค์กรประสบความสำเร็จในการเปลี่ยนแปลงได้นั้น ปัจจัยความสำเร็จคือ ผู้นำต้องมุ่งมั่น จริงจัง ทำต่อเนื่อง กำหนดกระบวนการโดยเชื่อมโยงกับวิสัยทัศน์ เป้าหมายองค์กร วางแผนโดยมีระบบและเครื่องมือในการบริหารจัดการ สนับสนุนและพัฒนาการเรียนรู้ของพนักงาน รวมถึงติดตาม ประเมินความสำเร็จของการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้องค์กรสามารถปรับตัวรองรับการเปลี่ยนแปลงได้ และมุ่งสู่อนาคตได้อย่างยั่งยืน