เอกสารการสมัครขอรับรางวัลคุณภาพแห่งชาติ จะถูกพิจารณาโดยสำนักงานรางวัลคุณภาพแห่งชาติ โดยเอกสารต่างๆ ประกอบด้วย

1. ใบรับรองคุณสมบัติ: เมื่อองค์กรสนใจสมัครขอรับรางวัลคุณภาพแห่งชาติ และส่งใบรับรองคุณสมบัติเพื่อให้สำนักงานพิจารณา การจัดทำใบรับรองคุณสมบัติจึงควรดำเนินการวิเคราะห์ ประมวลข้อมูลที่เป็นอยู่จริงขององค์กร  สำนักงานจะพิจารณาโดยคำนึงถึงองค์ประกอบ และเงื่อนไขตามที่ระบุไว้ในคู่มือการสมัครขอรับรางวัลคุณภาพแห่งชาติ สำหรับการตรวจสอบคุณสมบัติองค์กรจะไม่เสียค่าใช้จ่ายใดๆ

2. ใบสมัครพร้อมค่าธรรมเนียมขอรับรางวัลคุณภาพแห่งชาติ:  เมื่อองค์กรได้รับเอกสารตอบรับการรับรองคุณสมบัติเป็นที่เรียบร้อย องค์กรผู้สมัครจะต้องส่งเอกสารใบสมัครพร้อมค่าธรรมเนียมการสมัครมาที่สำนักงานรางวัลคุณภาพแห่งชาติ ภายในช่วงวันและเวลาที่กำหนด

3. รายงานวิธีการและผลการดำเนินงาน (Application Report): เมื่อผู้สมัครส่งเอกสารใบรับรองคุณสมบัติ และใบสมัครพร้อมชำระค่าธรรมเนียมเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ผู้สมัครจะต้องส่งเอกสารรายงานวิธีการและผลการดำเนินงาน ภายในระยะเวลาที่กำหนด สำหรับเงื่อนไข รายละเอียด รูปแบบ และแนวทางการเขียน ผู้สมัครสามารถศึกษาได้จากคู่มือการสมัครขอรับรางวัลคุณภาพแห่งชาติ โดยรายงานวิธีการและผลการดำเนินงานดังกล่าวนี้ จะถูกประเมินโดยคณะผู้ตรวจประเมินรางวัลคุณภาพแห่งชาติ ซึ่งเป็นบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญในสาขาวิชาชีพในด้านต่างๆ มีประสบการณ์ในการบริหาร พร้อมทั้งได้รับการฝึกอบรมในกระบวนการตรวจประเมิน และอาสาสมัครมาเป็นผู้ตรวจประเมิน ทั้งนี้ขอให้ผู้สมัครอ่านหลักเกณฑ์ รวมถึงข้อกำหนดให้ชัดเจน  โดยสำนักงานมีข้อกำหนด  ดังนี้

• องค์กรจะต้องจัดทำรายงานวิธีการและผลการดำเนินงานภายใต้บริบทขององค์กรตนเองเท่านั้น ห้ามคัดลอกหรือดัดแปลงจากหน่วยงานอื่น
• หากสำนักงานรางวัลคุณภาพแห่งชาติ ตรวจสอบแล้วพบว่ามีการคัดลอกหรือดัดแปลงรายงานวิธีการและผลการดำเนินงานจากหน่วยงานอื่นไม่ว่ากรณีใดๆ สำนักงานจะตัดสิทธิ์การสมัครขอรับรางวัลคุณภาพแห่งชาติในปีนั้นๆ และหากทำซ้าจะตัดสิทธิ์การสมัครขอรับรางวัลคุณภาพแห่งชาติ เป็นระยะเวลา 3 ปี
• หากองค์กรไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดการเขียนรายงานวิธีการและผลการดำเนินงาน สำนักงานขอสงวนสิทธิ์ ไม่พิจารณาเนื้อหาที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด
• ผู้สมัครจะต้องจัดส่งรายงานวิธีการและผลการดำเนินงาน ตามวันและเวลาที่สำนักงานรางวัลคุณภาพแห่งชาติกำหนด โดยเปิดรับตั้งแต่เวลา 08.00-17.00 น. หยุดเสาร์-อาทิตย์ และวันนักขัตฤกษ์ องค์กรสามารถส่งเล่มรายงานด้วยตนเอง หรือส่งทางไปรษณีย์โดยนับตราประทับไปรษณีย์เป็นสำคัญ